Da Bybanen ble åpnet av dronningen, fikk bergenserne en 9,8 km trikkelinje med oppstart på Torgalmenningen og endestasjon på Nesttun, fjorten holdeplasser lenger sør. Bakgrunnen var en økning i byens biltrafikk samtidig som færre benyttet seg av kollektivtransport. For å motvirke en utvikling mot stadig flere trafikkulykker og lengre rushtidsperioder, som igjen gir økte miljøproblemer, ble Bybaneprosjektet startet i 2001.

Teknisk sjef og prosjektleder i fylkeskommunale Bybanen AS, Thomas J. Potter, har vært med i plan- og byggearbeidet siden begynnelsen. Bybanen, som selv har få ansatte, begynte i 2002 å hyre inn konsulenthjelp.

– Vi kunne jo ikke gi eksterne aktører tilgang til dokumenter på fylkeskommunens server. For å sikre informasjonsflyten i prosjektet, inngikk vi en avtale om deling og interagering gjennom Projectplace. Vi ble ganske fort avhengige, forteller Potter.

1000 brukere i mange land

Et så sammensatt prosjekt som Bybanen krever innsats fra svært mange forskjellige yrkesgrupper – alt fra byggeledere, tekniske yrker, prosjektledere og konsulenter for støyvurdering til landskapsarkitekter. Nødvendig ekspertise har blitt hentet i blant annet Sveits, Tyskland, Nederland, Frankrike, Portugal og Norden. Disse aktørene har igjen sine underentreprenører. Alle har utvekslet informasjon om planer, status og andre innspill via Projectplace.

– Vår avtale dekker et ubegrenset antall eksterne brukere. I Projectplace ligger all relevant dokumentasjon. Våre samarbeidspartnere kan gjerne benytte andre prosjektstyringsverktøy, men må uansett også forholde seg til vårt. Derfor er en del informasjon lagt inn på engelsk, kommenterer prosjektlederen.

Det finnes mange moduler i Projectplace. Bybaneprosjektet har bestått av 30-40 ulike delprosjekter og nesten 1000 unike brukere i styringsverktøyet. Det er dermed filutveksling som først og fremst har foregått i Projectplace, i tillegg til onlinemøter og noe bruk av møtekalender og diskusjonsforum.

– Onlinemøtene har spart mange av våre utenlandske samarbeidspartnere for store reisekostnader. Det er ikke alltid nødvendig å reise fra kontinentet til Bergen bare for å rette opp en teknisk feil som er en times jobb, presiserer prosjektlederen.

Gjør prosjektene selvstyrende

Projectplace er svært enkelt å komme igang med, og svært hensiktsmessig for å holde oversikten, mener Potter.

– Her ser man alltid klart hva som er siste versjon av tegninger, bilder, dokumenter og planer. Istedet for å sende vedlegg med epost, kan man sende linker til aktuelle filer i Projectplace. Det at man kan se om filene har blitt åpnet av rett person, gir trygghet for at de har kommet frem. At alle alltid har tilgang til all kommunikasjon via internett, gjør at potensielt dyre misforståelser unngås og at prosjektene blir veldig selvstyrende.

Muligheten til å skjerme enkelte brukergrupper fra andre, er viktig for Bybanen. Samtidig kan administratorene i Bergen følge alle gruppene og dermed kontrollere fremdriften i de ulike prosjektene. Potter liker også at han daglig og ukentlig kan motta oppdaterte filer i Projectplace, samlet. Det gir ham god kontroll over det hele.

Arkivsystem som gir kontroll

Noen bruker epostprogrammet sitt som saksarkiv. Hos Bybanen er det Projectplace som fyller denne funksjonen. Potter er overbevist om at det ellers ville ha flytt av papirer.

– Det er mye enklere å finne frem til fakta i et digitalt arkiv. De ansvarlige for hvert delprosjekt velger sin måte å bygge opp arkivet på, men om jeg trenger å finne noe, er det bare å bruke den ypperlige søkefunksjonen.

Projectplace blir med videre

I 2013 vil Bybanen bestå av 3,6 km til med skinnegang, som da ender i Vårdal. Innen utgangen av 2016 skal man kunne ta trikken til Flesland flyplass – før en nordgående linje fra sentrum påbegynnes. Totalt skal Bybanen være 40 km lang i løpet av de neste 15-20 år.

Og Projectplace følger med videre inn i både byggetrinn to og det planlagte trinn nummer tre, forsikrer Potter.

Projectplace International AB har siden 1998 utviklet og driftet tjenesten Projectplace. Egnet for alle som jobber i prosjekter, og forenkler og effektiviserer kommunikasjon og samhandling mellom kolleger, kunder og partnere. 120 ansatte og lokalisert i Oslo, Stockholm, København, Amsterdam og Frankfurt. Tjenesten har fler enn 550 000 registrerte brukere fra bedrifter og organisasjoner over hele verden.

(Kilde: Projectplace/NTB)

Kommentarer